Instruction de suppression des données

1. Objet

Les présentes Instructions de suppression des données décrivent les modalités selon lesquelles les données à caractère personnel traitées dans le cadre des services de Synapse 42 et de la plateforme Kubrik 21 peuvent être supprimées.

Elles complètent les Conditions Générales d'Utilisation et la Politique de confidentialité de Synapse 42.

Elles ont notamment pour objectif de préciser les modalités permettant à une personne de demander la suppression de ses données personnelles, les conséquences de la suppression d'un compte, les situations dans lesquelles certaines données peuvent être conservées ainsi que les modalités applicables lorsque Kubrik 21 est utilisé par une entreprise cliente.

La suppression des données est effectuée conformément au Règlement (UE) 2016/679 (« RGPD »), aux autres réglementations applicables et, lorsque Synapse 42 agit en qualité de sous-traitant, aux instructions documentées du responsable du traitement et aux stipulations contractuelles applicables.

2. Champ d'application

Les présentes instructions s'appliquent aux données personnelles traitées dans le cadre du site internet de Synapse 42, des comptes utilisateurs, de Kubrik 21 et des services associés.

Elles peuvent notamment concerner les données relatives aux utilisateurs, consultants, candidats, prospects, représentants de clients, collaborateurs ou toute autre personne dont les données personnelles sont traitées dans les Services.

Elles s'appliquent également aux données introduites dans Kubrik 21 par un client lorsque Synapse 42 agit en qualité de responsable du traitement.

Lorsque Synapse 42 agit en qualité de sous-traitant pour le compte d'un client, les modalités de suppression sont déterminées en priorité par le contrat et le DPA conclus avec ce client.

3. Principe général

Synapse 42 ne conserve pas les données personnelles au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf lorsqu'une conservation supplémentaire est imposée ou autorisée par la réglementation applicable.

Lorsqu'une donnée n'est plus nécessaire et qu'aucune obligation ne justifie sa conservation, elle est supprimée ou anonymisée.

Le droit à l'effacement prévu par le RGPD, également appelé « droit à l'oubli », n'est toutefois pas absolu. Dans certaines situations, Synapse 42 peut être légalement autorisée ou tenue de conserver certaines données malgré une demande de suppression.

4. Qui peut demander la suppression de données ?

Toute personne concernée peut demander la suppression de ses données personnelles lorsque les conditions prévues par la réglementation sont réunies.

Lorsqu'une personne dispose d'un compte Kubrik 21 et que la fonctionnalité de suppression est proposée directement dans son espace utilisateur, elle peut utiliser cette fonctionnalité pour demander ou déclencher la suppression des données associées à son compte.

Lorsqu'une telle fonctionnalité n'est pas disponible, la demande peut être adressée à Synapse 42 selon les modalités décrites à la section « Comment demander la suppression de mes données ? ».

Lorsqu'une donnée est traitée pour le compte d'une entreprise cliente, la demande doit en principe être adressée au responsable du traitement concerné. Synapse 42 peut alors assister ce responsable du traitement dans l'exécution de la demande conformément au DPA applicable.

5. Suppression d'un compte utilisateur

Lorsqu'un utilisateur demande la suppression de son compte, Synapse 42 procède à la suppression ou à l'anonymisation des données associées au compte dans la mesure où aucune conservation n'est nécessaire.

La suppression peut notamment entraîner la désactivation définitive des identifiants d'accès et la suppression des informations personnelles directement associées au compte.

Elle peut également entraîner la perte d'accès aux documents, historiques, préférences ou autres informations accessibles exclusivement depuis ce compte.

La suppression d'un compte ne signifie pas nécessairement que toutes les données associées sont immédiatement supprimées de tous les systèmes de Synapse 42. Certaines données peuvent être conservées lorsqu'elles sont soumises à une obligation légale, nécessaires à la défense des droits de Synapse 42 ou concernées par les mécanismes de sauvegarde et de continuité des Services.

6. Suppression de données spécifiques

Une personne peut également demander la suppression de certaines données sans demander la suppression de l'ensemble de son compte.

La demande peut notamment concerner des données de profil, coordonnées, documents, informations professionnelles, données de candidature ou autres informations personnelles.

Lorsque la suppression d'une donnée est compatible avec les finalités du traitement et les obligations applicables, Synapse 42 procède à sa suppression dans les systèmes concernés.

Lorsqu'une donnée ne peut pas être supprimée immédiatement, Synapse 42 explique, lorsque la réglementation l'exige, la raison pour laquelle elle doit être conservée ainsi que, lorsque cela est pertinent, la durée ou le critère de conservation applicable.

7. Documents et fichiers

Kubrik 21 peut permettre de stocker des documents contenant des données personnelles, notamment des CV, contrats, factures, justificatifs, notes de frais, feuilles de temps ou documents administratifs.

Lorsqu'un document est supprimé conformément à une demande valide, Synapse 42 procède à sa suppression des environnements actifs concernés.

La suppression d'un document peut toutefois ne pas entraîner son effacement immédiat de toutes les copies techniques existantes.

En particulier, certaines copies peuvent temporairement subsister dans les sauvegardes, systèmes de réplication, caches ou journaux techniques nécessaires à la sécurité et à la continuité des Services.

Ces copies sont supprimées ou deviennent inaccessibles conformément aux cycles techniques applicables.

8. Données présentes dans les sauvegardes

Synapse 42 peut conserver des sauvegardes de ses systèmes afin d'assurer la continuité des Services et de permettre la restauration en cas d'incident.

Lorsqu'une donnée est supprimée d'un environnement de production, elle peut donc rester temporairement présente dans une sauvegarde antérieure.

Les sauvegardes ne sont pas utilisées comme des environnements opérationnels courants et leur accès est limité aux personnes et processus autorisés.

Les données supprimées sont progressivement éliminées des sauvegardes selon le cycle de rotation et d'expiration applicable.

La conservation temporaire d'une donnée dans une sauvegarde n'empêche pas sa suppression des environnements actifs lorsque les conditions de suppression sont réunies.

9. Données soumises à une obligation légale de conservation

Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement en raison d'obligations légales ou réglementaires.

Cela peut notamment concerner certaines données relatives à la comptabilité, à la facturation, aux contrats, aux obligations fiscales ou à la preuve des opérations réalisées.

Dans ce cas, Synapse 42 conserve uniquement les données nécessaires au respect de l'obligation concernée et limite leur utilisation à la finalité justifiant leur conservation.

Lorsque la période légale de conservation arrive à son terme, les données concernées sont supprimées ou anonymisées conformément aux procédures applicables.

10. Données nécessaires à la défense des droits

Synapse 42 peut conserver certaines données lorsqu'elles sont nécessaires à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice.

Cette conservation est limitée aux données pertinentes et à la durée nécessaire à la finalité concernée.

Lorsque le motif justifiant cette conservation disparaît, les données sont supprimées ou anonymisées lorsque leur conservation n'est plus nécessaire pour une autre finalité légitime.

11. Données nécessaires à la sécurité

Certaines informations techniques peuvent être conservées temporairement après la suppression d'un compte ou d'autres données.

Il peut notamment s'agir de journaux de sécurité, d'informations relatives aux authentifications, d'événements techniques ou de données nécessaires à l'analyse d'un incident.

Ces informations peuvent être conservées lorsque cela est nécessaire pour détecter ou prévenir des comportements frauduleux, analyser un incident de sécurité, protéger les Services ou satisfaire à une obligation légale.

Elles sont conservées pendant une durée proportionnée à la finalité poursuivie.

12. Données traitées pour le compte d'un client

Lorsque Synapse 42 fournit Kubrik 21 à une entreprise cliente et agit en qualité de sous-traitant, Synapse 42 ne décide pas seule de la suppression des données traitées pour le compte de ce client.

Le client détermine les finalités du traitement et les règles applicables à la conservation des données.

Dans ce contexte, les demandes de suppression doivent en principe être adressées au client concerné.

Lorsque Synapse 42 reçoit directement une demande concernant des données dont elle traite pour le compte d'un client, elle peut transmettre cette demande au responsable du traitement concerné ou lui fournir l'assistance prévue par le DPA.

À la demande du responsable du traitement et conformément aux dispositions contractuelles applicables, Synapse 42 procède à la suppression ou à la restitution des données concernées.

À la fin d'un contrat, les modalités de restitution, d'exportation et de suppression des données du client sont celles prévues dans le contrat et le DPA applicables.

13. Données relatives aux consultants et candidats

Kubrik 21 pouvant être utilisé pour gérer des profils professionnels, des consultants et des candidats, certaines données peuvent être conservées dans le cadre d'un processus de recrutement ou de recherche de profils.

Lorsqu'une candidature ou un profil est géré directement par Synapse 42, la personne concernée peut demander la suppression de ses données conformément aux règles applicables.

Lorsque le profil est géré pour le compte d'un client, les demandes doivent être adressées au responsable du traitement concerné.

La suppression d'un profil peut entraîner la suppression des informations professionnelles et des documents associés, sous réserve des données dont la conservation demeure nécessaire pour une obligation légale ou une autre finalité légitime.

14. Données relatives aux prospects

Les données relatives aux prospects peuvent être conservées pendant la durée nécessaire au suivi d'une relation commerciale potentielle.

Une personne peut demander à tout moment, lorsque les conditions sont réunies, la suppression ou la limitation de l'utilisation de ses données à des fins de prospection.

Lorsqu'une donnée doit être conservée pour une autre finalité légitime, notamment pour démontrer l'exercice d'un droit ou respecter une obligation légale, Synapse 42 limite son utilisation à cette finalité.

15. Données de facturation et données financières

Certaines données financières ou de facturation peuvent être soumises à des obligations légales de conservation.

Une demande de suppression ne permet donc pas nécessairement d'obtenir la suppression immédiate de toutes les informations figurant dans une facture, un document comptable ou un justificatif lorsque la conservation de celui-ci est imposée par la réglementation.

Lorsque la conservation est obligatoire, Synapse 42 limite l'utilisation de ces données à ce qui est nécessaire au respect de l'obligation concernée et à la défense de ses droits.

16. Données relatives aux feuilles de temps et notes de frais

Les feuilles de temps, notes de frais et justificatifs peuvent être associés à des obligations contractuelles, comptables, fiscales ou administratives.

La suppression de ces données dépend donc notamment de la personne responsable du traitement, du contrat applicable et des obligations légales concernées.

Lorsqu'elles sont traitées pour le compte d'un client, Synapse 42 applique les instructions de ce client conformément au DPA.

Lorsqu'elles sont traitées par Synapse 42 pour ses propres besoins, elles sont conservées pendant les périodes nécessaires aux finalités concernées et aux obligations légales applicables.

17. Demandes de suppression liées aux fonctionnalités d'intelligence artificielle

Lorsque des données personnelles ont été traitées par une fonctionnalité d'intelligence artificielle de Kubrik 21, la suppression de la donnée source entraîne, lorsque cela est techniquement et juridiquement applicable, sa suppression des environnements opérationnels concernés.

Les modalités de suppression peuvent varier selon le type de traitement et le fournisseur technique éventuellement utilisé.

Lorsque des données sont traitées par un prestataire d'intelligence artificielle pour le compte de Synapse 42 ou d'un client, les mécanismes de suppression applicables sont encadrés par les engagements contractuels conclus avec ce prestataire.

Synapse 42 ne conserve pas volontairement les données personnelles d'un client dans un modèle d'intelligence artificielle destiné à d'autres clients en dehors des conditions contractuelles et réglementaires applicables.

Lorsqu'une donnée a été anonymisée de manière irréversible et qu'elle ne permet plus d'identifier une personne, elle n'est plus considérée comme une donnée personnelle au sens du RGPD.

18. Anonymisation

Dans certaines situations, Synapse 42 peut choisir de conserver une information sous une forme anonymisée plutôt que de la supprimer.

L'anonymisation consiste à transformer les données de manière à ce qu'une personne ne puisse plus être identifiée directement ou indirectement par des moyens raisonnablement susceptibles d'être utilisés.

Les données véritablement anonymisées ne constituent plus des données personnelles et peuvent donc être conservées sous réserve du respect des autres réglementations applicables.

La pseudonymisation ne constitue pas une anonymisation. Une donnée pseudonymisée demeure une donnée personnelle lorsqu'une personne peut encore être réidentifiée au moyen d'informations complémentaires.

19. Comment demander la suppression de mes données ?

Lorsqu'une fonction de suppression est disponible dans Kubrik 21, l'utilisateur peut effectuer sa demande directement depuis son espace utilisateur en suivant les instructions affichées dans l'application.

Lorsque cette fonctionnalité n'est pas disponible, la demande peut être adressée à Synapse 42 aux coordonnées indiquées dans les Mentions légales ou à l'adresse dédiée à la protection des données communiquée par Synapse 42.

La demande doit permettre d'identifier raisonnablement la personne concernée et préciser, dans la mesure du possible, les données ou traitements concernés.

Afin d'éviter toute suppression ou divulgation frauduleuse, Synapse 42 peut demander des informations complémentaires permettant de vérifier l'identité du demandeur.

20. Traitement de la demande

À réception d'une demande, Synapse 42 vérifie sa recevabilité et identifie les données concernées.

Lorsque la demande est fondée et qu'aucune exception ne s'applique, les données concernées sont supprimées ou anonymisées.

Lorsque certaines données doivent être conservées, Synapse 42 limite leur traitement à la finalité justifiant cette conservation et informe la personne concernée lorsque la réglementation l'exige.

Synapse 42 traite les demandes dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Lorsqu'une demande ne peut être satisfaite totalement ou partiellement, les raisons du refus sont communiquées dans les conditions prévues par la réglementation.

21. Vérification de l'identité

Synapse 42 prend des mesures raisonnables afin d'éviter qu'une personne puisse demander la suppression des données d'un tiers sans autorisation.

Lorsque cela est nécessaire, des informations complémentaires peuvent être demandées afin de vérifier l'identité du demandeur.

Ces informations sont elles-mêmes traitées uniquement dans la mesure nécessaire à la vérification et à la gestion de la demande.

Synapse 42 ne demande pas de justificatifs d'identité lorsqu'une telle vérification n'est pas nécessaire ou lorsque l'identité peut être raisonnablement vérifiée par un autre moyen.

22. Suppression et services connectés

Kubrik 21 peut être connecté à des services tiers ou à des systèmes d'information du client.

La suppression d'une donnée dans Kubrik 21 ne garantit pas automatiquement sa suppression dans les systèmes tiers auxquels elle aurait précédemment été transférée.

Lorsque Synapse 42 contrôle le traitement effectué par le service tiers, elle met en œuvre les mécanismes appropriés permettant de respecter les obligations applicables.

Lorsque le service tiers est contrôlé par le client ou par une autre organisation, cette organisation demeure responsable des traitements effectués dans son propre système.

Les modalités de suppression applicables aux services tiers sont également soumises à leurs propres politiques et conditions contractuelles.

23. Suppression des données de connexion et journaux techniques

La suppression d'un compte n'entraîne pas nécessairement la suppression immédiate de tous les journaux techniques associés.

Certaines informations peuvent être conservées pendant une durée limitée lorsqu'elles sont nécessaires à la sécurité, à la détection des fraudes, à la résolution d'incidents, à la preuve d'une opération ou au respect d'une obligation légale.

Ces informations sont supprimées ou anonymisées à l'issue de la période de conservation applicable.

24. Conséquences de la suppression

La suppression de données peut entraîner la perte définitive de certaines fonctionnalités ou informations.

Lorsqu'un compte est supprimé, l'utilisateur peut notamment perdre l'accès à son historique, à ses documents, à ses paramètres ou à d'autres contenus associés au compte.

Lorsque la suppression concerne des données utilisées dans un processus professionnel, elle peut également avoir des conséquences sur les fonctionnalités accessibles aux autres utilisateurs autorisés.

Lorsqu'une suppression est demandée par un utilisateur d'une organisation cliente, celle-ci peut donc être soumise aux règles de gouvernance et aux responsabilités définies par cette organisation.

25. Suppression à la fin d'un contrat client

Lorsqu'un contrat entre Synapse 42 et un client prend fin, les données du client sont traitées conformément aux dispositions contractuelles applicables.

Selon les conditions convenues, le client peut notamment bénéficier d'une période permettant de récupérer ou d'exporter ses données avant leur suppression.

À l'issue de la période de restitution prévue, Synapse 42 supprime ou restitue les données conformément aux instructions du client, sous réserve des obligations légales de conservation et des données devant être conservées pour établir, exercer ou défendre des droits.

Lorsque Synapse 42 agit comme sous-traitant, ces modalités sont notamment définies dans le DPA.

26. Données résiduelles et sauvegardes

Certaines données peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes ou systèmes techniques après leur suppression des environnements actifs.

Ces données ne sont pas utilisées pour les opérations courantes de Kubrik 21 et leur accès est strictement limité.

Elles sont éliminées conformément au cycle de conservation des sauvegardes applicable.

En cas de restauration d'une sauvegarde, Synapse 42 applique, lorsque cela est nécessaire, les procédures permettant de supprimer à nouveau les données qui avaient été supprimées avant la restauration.

27. Exceptions au droit à l'effacement

Le droit à l'effacement peut être refusé ou limité lorsque le traitement demeure nécessaire dans les cas prévus par la réglementation.

Cela peut notamment être le cas lorsque la conservation est nécessaire au respect d'une obligation légale, à l'exercice du droit à la liberté d'expression et d'information, à l'établissement, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, ou à toute autre situation prévue par le RGPD ou par le droit applicable.

Lorsque seule une partie des données doit être conservée, Synapse 42 supprime les données qui ne sont plus nécessaires et limite la conservation aux informations concernées par l'exception.

28. Exercice des autres droits

La présente procédure concerne principalement le droit à l'effacement.

Une personne peut également exercer, dans les conditions prévues par le RGPD, ses droits d'accès, de rectification, de limitation, d'opposition et de portabilité.

Les modalités d'exercice de ces droits sont détaillées dans la Politique de confidentialité de Synapse 42.

29. Réclamation

Si une personne estime que sa demande de suppression n'a pas été correctement traitée, elle peut contacter Synapse 42 afin de demander un réexamen de sa demande.

Elle peut également introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

Au Luxembourg, cette autorité est la :

Commission nationale pour la protection des données (CNPD)

15, Boulevard du Jazz
L-4370 Belvaux
Grand-Duché de Luxembourg

Site internet : cnpd.lu

30. Protection des données et sécurité

Les opérations de suppression sont réalisées dans le cadre des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre par Synapse 42 pour protéger les données personnelles.

L'accès aux fonctions permettant de supprimer ou de restaurer des données est limité aux personnes et systèmes autorisés.

Les opérations sensibles peuvent faire l'objet d'une journalisation afin d'assurer leur traçabilité et de prévenir les suppressions frauduleuses ou accidentelles.

31. Évolution des présentes instructions

Synapse 42 peut modifier les présentes Instructions de suppression des données afin de tenir compte de l'évolution de Kubrik 21, de ses procédures internes, de ses fournisseurs techniques ou de la réglementation applicable.

La version la plus récente est publiée sur le site internet de Synapse 42.

Lorsqu'une modification substantielle affecte les droits des personnes concernées, Synapse 42 peut mettre en œuvre des mesures d'information complémentaires lorsque cela est approprié ou requis par la réglementation.

32. Contact

Pour toute question relative à la suppression des données personnelles ou pour exercer le droit à l'effacement, les personnes concernées peuvent contacter Synapse 42 aux coordonnées figurant dans les Mentions légales ou utiliser l'adresse dédiée à la protection des données communiquée par Synapse 42.

Lorsqu'une demande concerne des données traitées par Synapse 42 pour le compte d'un client, la personne concernée peut également contacter directement le responsable du traitement concerné.

33. Entrée en vigueur

Les présentes Instructions de suppression des données entrent en vigueur à compter de leur publication.

Identification de l'éditeur

Synapse 42 Consulting SARL

113, route d'Esch
L-1471 Hollerich
Grand-Duché de Luxembourg

Les informations légales complémentaires sont disponibles dans les Mentions légales.